Datenschutzerklärung für Produkte der SYNCPILOT

Information gemäß Art. 13 DSGVO über die Verarbeitung personenbezogener Daten durch die SYNCPILOT Deutschland GmbH & Co. KG bei der Nutzung der Web-Applikationen LIVE CONTRACT, SYNCOTIME, SYNCDOX sowie des KBV-zertifizierten Videochats.

1. Verantwortlicher und Datenschutzbeauftragter

1.1 Verantwortlicher

SYNCPILOT Deutschland GmbH & Co. KG
Kurzes Geländ 12
86156 Augsburg
Deutschland

Telefon: +49 (89) 125 034 10
E-Mail: info@syncpilot.com
Website: https://www.syncpilot.com

1.2 Datenschutzbeauftragter

Dr. Ralph Oliver Graef
GRAEF Rechtsanwälte Digital PartG mbB
Jungfrauenthal 8
20149 Hamburg

E-Mail: office@graef.law
Website: https://www.graef.law

2. Datenverarbeitung

2.1 Umfang der Verarbeitung personenbezogener Daten

Wir erheben und verwenden personenbezogene Daten unserer Nutzer grundsätzlich nur, soweit dies zur Bereitstellung unserer Website sowie unserer Inhalte und Leistungen erforderlich ist.
Die Erhebung und Verwendung personenbezogener Daten erfolgt regelmäßig nur nach Einwilligung der betroffenen Person. Eine Ausnahme gilt in Fällen, in denen eine vorherige Einholung einer Einwilligung aus tatsächlichen Gründen nicht möglich ist und die Verarbeitung der Daten durch gesetzliche Vorschriften gestattet ist.

Mit Ausnahme der personenbezogenen Daten im Rahmen des KBV-zertifizierten Videochats (siehe Ziffer 2.5) werden die Daten auf Servern folgender Unterauftragnehmer verarbeitet:

Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen
S.WERK GmbH, Siemensstr. 12, 94405 Landau an der Isar
SAP Deutschland SE & Co. KG, Hasso-Plattner-Ring 7, 69190 Walldorf

2.2 Zweck der Verarbeitung

LIVE CONTRACT

LIVE CONTRACT ist eine multikanalfähige Beratungs- und Vertriebsplattform. Sie bildet den gesamten Kundenwertschöpfungsprozess ab – vom Erstkontakt über die Beratung bis zum vertragskonformen Abschluss.

SYNCOTIME

SYNCOTIME dient der Vereinbarung von Terminen sowie der Buchung von Seminaren und Workshops.

SYNCDOX

SYNCDOX ermöglicht den Austausch (Upload/Download) sowie die Signatur von Dokumenten. Vertragsabschlüsse erfolgen im Rahmen der Nutzung der Plattform.

KBV-zertifizierter Videochat

Für die Bereitstellung des KBV-zertifizierten Videochats bedient sich SYNCPILOT des Auftragsverarbeiters:

arztkonsultation ak GmbH
Schusterstraße 3
19055 Schwerin

Video- und Audiodaten werden nach Beendigung des Gesprächs nicht gespeichert.

2.3 Server-Logfiles

SYNCPILOT erhebt Daten über jeden Zugriff auf den Server (sogenannte Server-Logfiles).
Erfasst werden:

Name der abgerufenen Webseite bzw. Datei
Datum und Uhrzeit des Abrufs
Übertragene Datenmenge
Meldung über erfolgreichen Abruf
Browsertyp und -version
Betriebssystem
IP-Adresse

Die Verarbeitung erfolgt zur Wahrung berechtigter Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Sicherstellung der Funktionsfähigkeit und IT-Sicherheit).
Die Daten werden maximal 90 Tage gespeichert und anschließend gelöscht. Eine Auswertung zu Marketingzwecken findet nicht statt.

2.4 Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO – Einwilligung
Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – Vertragserfüllung / vorvertragliche Maßnahmen
Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO – rechtliche Verpflichtung
Art. 6 Abs. 1 lit. d DSGVO – lebenswichtige Interessen
Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – berechtigtes Interesse

Für Beschäftigte gilt zusätzlich § 26 Abs. 1 BDSG.

2.5 Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung bei SYNCPILOT-Produkten

Im Rahmen der Nutzung werden insbesondere folgende personenbezogene Daten verarbeitet:

Name, Vorname
E-Mail-Adresse
ggf. Mobilfunknummer
Anschrift
Geburtsdatum (bei Vertragsabschlüssen)

Technisch notwendige Cookies

KEYCLOAK_SESSION / KEYCLOAK_SESSION_LEGACY
KEYCLOAK_IDENTITY / KEYCLOAK_IDENTITY_LEGACY
KC_CALLBACK
JSESSIONID
LIVECONTRACTMAINAPP_*
PERSISTUSERSETTINGS
COOKIESACCEPTED
LC_VIDEOCHAT_SETTINGS

Diese Cookies dienen der Authentifizierung, Sitzungssteuerung und Funktionsfähigkeit der Plattform.

Technisch nicht notwendige Cookies

rememberMe – Komfortfunktion zur Wiedererkennung von Nutzungsdaten

Die Speicherung erfolgt längstens bis zum Ende der Session.

2.6 KBV-Videochat – besondere Verarbeitung

Verarbeitet werden u. a.:

Name des Versicherten
Name weiterer Gesprächsteilnehmer
Kommunikationsdaten
Termindaten
IT-Nutzungsdaten und Logfiles

Cookies / Local Storage u. a.:

videosprechstunde_digital_session
laravel_token_session (JWT)
XSRF-Token
aklogid
ak_webapp_user_token
WebSocket Session-ID

Eine Verarbeitung zu Marketingzwecken findet nicht statt.

2.7 Datenlöschung und Speicherdauer

Personenbezogene Daten werden gelöscht, sobald der Zweck der Verarbeitung entfällt, spätestens jedoch nach 6 Monaten, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen.

3. Rechte der betroffenen Personen

Betroffene Personen haben insbesondere folgende Rechte:

Auskunft (Art. 15 DSGVO)
Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
Löschung (Art. 17 DSGVO)
Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
Widerspruch (Art. 21 DSGVO)
Widerruf erteilter Einwilligungen

Der Widerruf kann jederzeit per E-Mail an dataprotection@syncpilot.com erfolgen.

3.10 Beschwerderecht

Betroffene haben das Recht, Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde einzulegen.

Zuständige Aufsichtsbehörde:

Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht
Promenade 18
91522 Ansbach
Deutschland